Mange virksomheder har idéer og projekter liggende i skuffen, som ikke bliver til noget, ofte fordi der ikke er menneskelige ressourcer til at få dem gennemført. Medarbejderstaben er skåret ind til benet. I andre tilfælde startes projekter op på et ufuldstændigt grundlag, fordi der ikke har været tid til at lave en grundig projektdefinition.

Gennem CR Management kan du tilføres den nødvendige ekstra ressource og få gennemført en projektdefinition, der binder virksomhedens strategi og forretningsmål sammen, og som sikrer at projektet gennemføres til tiden og indenfor budgettet.

Specielt inden for it-projekter er der stor risiko for at noget går galt i form og der er mange eksempler på, at et projekt har taget dobbelt så lang tid, er blivet dobbelt så dyrt og til sidst ender man kun med at få det halve af den ønskede funktionalitet.

Hvad er et projekt?

Et projekt er en række sammenhængende aktiviteter, der skal opfylde et besluttet mål og som udføres på en organiseret måde med klart definerede start- og sluttidspunkter.

Et projekt har en række interessenter, som er medarbejdere, kunder, leverandører, ejere, organisationer og andre, der har en interesse i projektet og dets resultater.

Projektets ressourcer er de personer (tid), penge, udstyr m.m. der skal bruges i projektet.

Et projekt kan opfattes som en kontrast til Business as usual. Vi passer vores arbejde i det daglige. Dette er ikke noget projekt, men når vi beslutter os for at indføre for eksempel et kvalitetssikringssystem, er det et projekt, fordi det er en ekstraordinær indsats, der kræver ekstraordinære ressourcer i en periode.

Derfor er det bydende nødvendigt at lede projektet, det vil sige at udpege en projektleder, som har det fulde ansvar for tidsplan, ressourcetræk og resultat. Projektlederen skal ikke selv udføre alle aktiviteterne, det er der projektmedlemmer til; men projektlederen har ansvaret for projektet og skal håndtere afvigelser fra planen, samt rapportere fremdrift og lave beslutningsoplæg til en styregruppe.

Projektledelse er ensbetydende med forandring. Derfor er det spændende; derfor er det så svært og derfor møder vi modstand.

Projektledelse af større forretningsprojekter kræver tid og ressourcer; ofte mere end den givne fagchef kan råde over. Overlad det derfor til CR Management og lad dine medarbejdere koncentrere sig om at bidrage fagligt til projektet ved siden deres daglige operationelle arbejdsopgaver.

Generelle projekter

Et projekt har normalt 4 faser:

  1. Definitionsfasen
  2. Planlægningsfasen
  3. Udførelsesfase
  4. Evalueringsfasen

Den første fase er yderst vigtig, da det er her, vi finder ud af om projektet overhovedet skal gennemføres. Beslutningen tages på grundlag af forretningsmæssige krav og forventninger, en interessentanalyse, økonomi og tidsforbrug samt en afdækning af risici. Herefter besluttes projektets endelige organisering i projektdeltagere, projektleder og styregruppe. Ved de fleste projekter, der fejler, kan det henføres til ledelsens utilstrækkelige opmærksomhed på denne fase.

Som navnet siger det planlægges projektet i planlægningsfasen, der definerer alle aktiviteter, materielle og skriftlige leverancer, kvalitetsmål, afvigelseshåndtering, opfølgningsmøder, informationsplan og endelige implementering af projektets resultat.

I 3. fase, der typisk er langt den længste, udføres projektet i henhold til planen. En væsentlig aktivitet her er afvigelseshåndtering. Uanset hvor godt planlagt og ledet et projekt er, vil der komme afvigelser. En anden vigtig aktivitet er informationsgivning til interessenterne.

Sidste fase indeholder en præsentation af resultatet til interessenterne og styregruppen. Resultatet overdrages til driftsorganisationen, der herefter har ansvaret. Inden projektgruppen nedlægges gennemføres en evaluering af projektforløbet og erfaringer høstes og viderebringes til efterfølgende projekter.

Ved at overlade projektledelsen til CR Management aflastes funktionscheferne, så de kan koncentrere sig om de daglige opgaver. Herved sikres projektets fremdrift og gevinsten ved projektet kan høstes tidligere.

It-projekter

Historien byder på mange eksempler på kuldsejlede it-projekter. Forklaringen er ofte, at ledelsen ikke har gjort sig tilstrækkelige tanker om de forretningsmæssige gevinster, man ønsker at høste med det nye it-system.

It-systemer generelt og specielt ERP-systemer er i dag meget fleksible og kan med et utal af parametervalg opsættes til at dække de fleste forretningsbehov. Netop det store antal parametervalg bliver systemets akilleshæl, hvis ikke disse valg er taget forinden på grundlag af en præcis formulering af de forretningsgange, man ønsker it-systemet skal understøtte.

Derfor skal ethvert it-projekt indledes med et forretningsprojekt, hvor de nye arbejdsgange og strukturer drøftes og besluttes. Herefter kan en betydelig mere sikker parameteropsætning foretages, og virksomheden får et system, der er betydeligt mere driftsikkert og robust i dagligdagen.

Strategiske projekter

Udkommet af en strategiudvikling er en række besluttede strategiske initiativer, som skal gennemføres henover en årrække ved siden af de daglige operationelle opgave. Det er for de fleste virksomheder en tung og vanskelig opgave, der ofte forsinkes på grund af at de daglige opgaver prioriteres.
For at sikre at de vedtagne strategier gennemføres efter planen kan dine virksomhed gennem CR Management få tilført en kompetent ressource til sammen med den øvrige organisation at få realiseret strategien til tiden og hurtigt få den økonomiske og forretningsmæssige gevinst af den.
Eksempler på strategiske projekter er:

  • Indførelse af CRM (Customer Relationship Management)
  • Beslutningsgrundlag for og gennemførelsen af en større maskininvestering
  • Forundersøgelse, planlægning og gennemførelse af en introduktion på et nyt marked
  • Udvikling frem til 0-serien af et nyt produkt
  • Markedsintroduktion af et nyt produkt
  • Tilkøb af en virksomhed i Danmark eller i udlandet og integration af denne i eksisterende virksomhed
  • Oprettelse af salgsdatterselskeb i udlandet
  • Out-sourcing eller in-sourcing