Overalt i virksomheden foregår der processer. Arbejdsprocesser, hvor medarbejdere er organiseret i grupper og hvor de arbejder i formelle eller måske uformelle strukturer. For at fungere effektivt skal alle processer, mennesker og strukturer arbejde sammen og passe sammen.

Selvom processerne er veldefinerede hjælper det ikke, hvis medarbejderne ikke tager ansvar eller ikke har de rigtige kompetencer. På samme måde hvis medarbejderne er kompetente og engagerede, men de arbejdsgange ledelsen har defineret (måske ubevidst) er uhensigtsmæssige.

Et godt udgangspunkt er at få kortlagt de nuværende forretningsgange i et mindre område af virksomheden. Læs mere længere nede under Kortlægning.

Værktøjskasse for procesoptimering indeholder mange elementer såsom Lean, SixSigma, TPM, TQM osv. Disse slagord kan for mange virksomheder virke overvældende og i mange tilfælde ligefrem demotiverende på en mindre organisation.

I CR Management-regi gennemføres procesoptimering uden de frække ord, men med en omfattende information til medarbejderne og med anvendelse af de elementer, der på nuværende tidspunkt giver mening for virksomheden og som kan bringe hurtige og varige forbedringer.

Forretningsprocesser

De fleste virksomheder indeholder følgende processer:

  1. Markedsføring → Salg: Alle salgstiltag lige indtil, kunden siger ”Jeg køber”.
  2. Salg → Leverance/Betaling: Alle aktiviteter med ordrehåndtering, fremtagning/fremstilling af varerne, emballering, forsendelse osv. lige indtil, kunden betaler.
  3. Leverancer → After-Sales: Service og reservedelssalg
  4. Udvikling → Produkter: Udvikling af nye produkter/ydelser baseret på teknologi og markedsinformation.
  5. Information → Ledelse: Ledelse kræver beslutninger og beslutninger skal tages baseret på fakta.
  6. Pengetransaktioner: De processer ved hvilke der faktureres, indkøbes og foretages ind- og udbetalinger.

Disse hovedprocesser og alle de underprocesser, der ligger i hver af dem, kan – uanset detaljeringsgrad - alle defineres ved:

  1. Input: Alt det, der er forud for processen eller som starter den
  2. Forskrifter: Alle de regler, standarder og metoder, som gælder for processen
  3. Ressourcer: Alle de personer og midler, der står til rådighed for processen
  4. Output: Resultatet af samspillet mellem de 3 foregående punkter.

Forretningsprocesser går ofte på tværs af den traditionelle organisationsstruktur (salg, produktion, økonomi osv.) og det er i disse overgange, de største udfordringer ligger.

Kortlægning

I de fleste organisationer har medarbejderne en idé om, hvor det ikke fungerer helt godt. Det er ofte mange små ting, som irriterer enkeltvis, men som tilsammen kan udgøre en trussel mod virksomhedens eksistens.

Beslutter ledelse, at nu skal der gøres noget ved det, er det hensigtsmæssigt at starte med en kortlægning af de nuværende forretningsprocesser eller arbejdsgange inden for området. Herved er det lettere at identificere kløften eller afstanden mellem de eksisterende forretningsprocesser og dem, der ville være optimale for virksomhedens strategi.

CR Management kan facilitere denne aktivitet, hvor medarbejderne selv identificerer problemstillinger og efterfølgende drøfter mulige omlægninger og forbedringer.
Da arbejdsgange ofte går på tværs i en organisation, er det væsentligt, at alle områder er repræsenteret i kortlægningen og det videre forløb.

Optimerede processer

Når den nuværende proces er kortlagt med Input/Forskrifter/Ressourcer/Output kommer forløbet med vurdere de angivne problemstillinger og herudfra ændre arbejdsgangene mod færre ansvarsskift, hurtigere gennemløbstid og lavere spild/energiforbrug.

 

Kontakt CR Management for at høre nærmere om mulighederne for at optimere processerne i din virksomhed.